Bạn đang quản lý một trung tâm ngoại ngữ và băn khoăn về cách tối ưu hóa quy trình quản lý để nâng cao chất lượng dịch vụ? Vậy hãy cùng Hoàng Vũ tìm hiểu về Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì? Lợi ích mà phần mềm mang lại như thế nào? Nhé!
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ các trung tâm theo dõi, điều hành các hoạt động của trung tâm như: Tư vấn, giảng viên, học viên, khóa học, quản lý tài chính,….
Các tính năng trên phần mềm sẽ được nhà cung cấp thiết kế tinh gọn, quản lý toàn bộ hệ thống trung tâm trên cùng một nền tảng mà không tốn nhiều thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?
Nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ khi nào?
Các trung tâm ngoại ngữ có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý khi:
- Mất quá nhiều thời gian để tổng hợp, báo cáo và đánh giá hiệu quả chiến dịch truyền thông.
- Không đánh giá được chính xác hiệu suất làm việc của nhân sự, giáo viên ở các cơ sở, chi nhánh.
- Tụt mất data khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ.
- Mất nhiều chi phí chạy quảng cáo nhưng không mang lại kết quả tốt.
- Quản lý thông tin học viên còn nhiều sai sót.
- Phân lớp học bị chồng chéo, nhầm lẫn.
- Muốn quản lý toàn bộ trung tâm từ xa và theo dõi thông tin bất cứ nơi nào, bất cứ khi nào.
- Khi muốn theo dõi và quản lý nguồn thu chi, đặc biệt là trong việc quản lý học phí và chi phí hoạt động.
- Muốn điều chỉnh thời gian học, nội dung học nhanh chóng.
- Khó tập trung xây dựng mối quan hệ với học viên cũ, tỷ lệ quay lại học thêm khóa học khác rất thấp.
Lợi ích của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ:
- Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình quản lý, giảm gánh nặng công việc để tập trung vào nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Mang lại tính linh hoạt cao, giúp người quản lý dễ dàng truy cập thông tin từ mọi thiết bị kết nối internet.
- Giúp tạo báo cáo tài chính tự động, quản lý được nguồn lực tài chính một cách hiệu quả.
- Linh hoạt điều chỉnh lịch trình, nội dung học tập.
- Giúp tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như quản lý học viên, lịch giảng dạy, và báo cáo tài chính, giúp giảm gánh nặng công việc, giảm khả năng xảy ra sai sót.
- Phần mềm tạo ra các báo cáo tài chính tự động, giúp nhân sự quản lý nguồn thu chi, hóa đơn, và theo dõi tình hình tài chính một cách dễ dàng.
- Tích hợp các tính năng bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin quan trọng về học viên, giáo viên, và tài chính khỏi rủi ro.
- Giúp quá trình đăng ký và thanh toán online thuận tiện, tăng cường trải nghiệm người dùng.
Tính năng của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tích hợp nhiều tính năng quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và cung cấp trải nghiệm học tập tốt nhất cho học viên. Dưới đây là một số tính năng chính mà phần mềm này thường cung cấp:
Tính năng của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Xem thêm: Chuyển đổi số trong giáo dục – Mở cánh cửa mới cho tương lai
Quản lý học viên
- Lưu trữ thông tin, hồ sơ của học viên giúp tra cứu nhanh chóng.
- Thống kê danh sách các học viên bảo lưu, học viên nghỉ.
- Nắm được các thông tin như: Chia lớp, chuyển lớp, dồn lớp,….
- Quản lý kết quả kiểm tra, điểm danh, khen thưởng,…..của từng học viên.
Quản lý tuyển sinh
- Khi học viên đăng ký thành công, phần mềm sẽ cập nhật và lưu lại thông tin.
- Thống kê được nguồn học viên biết đến khóa học.
- Hỗ trợ phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên.
Quản lý giáo viên
- Thống kê số giờ dạy của giáo viên.
- Cập nhật quá trình dạy của giáo viên.
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên.
Quản lý khóa học
- Tạo các khoá học, combo khóa học đơn thông thường.
- Tạo khoá học video, zoom với bài học nhiều cho phép học viên học trực tiếp trên hệ thống.
- Thư viện ảnh, bài giảng, video, tài liệu, trắc nghiệm.
- Tải tài liệu từ hệ thống.
Quản lý thanh toán
- Tích hợp thanh toán online với tài khoản ngân hàng riêng
- Thanh toán chuyển khoản với tài khoản ngân hàng riêng.
- Sử dụng mã khuyến mãi theo khoá hoặc theo đơn
- Cho phép bật tắt các phương thức thanh toán
Quản lý lớp học
- Sắp xếp lớp học.
- Phân lớp học dựa trên năng lực của từng học viên.
- Quản lý lịch học.
- Quản lý kết quả học tập của từng lớp.
- Thông báo sự kiện quan trọng đến các lớp.
CLMS – Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chuyên nghiệp
Để vận hành một trung tâm ngoại ngữ cần rất nhiều khâu quản lý và nghiệp vụ phức tạp khác nhau. Đó là lý do CLMS ra đời giúp quá trình quản lý trở nên tinh gọn và chuyên nghiệp hơn.
Phần mềm CLMS trang bị các tính năng hữu ích để hỗ trợ trung tâm:
- Cho phép học viên có thể tham gia đào tạo linh hoạt tại bất kỳ đâu, bất kì thời gian nào chỉ với một thiết bị có kết nối internet.
- Được thiết kế với các biện pháp bảo mật cao,chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể vào.
- Các tính năng khác: Bảo mật tài nguyên video/audio, xác thực mật khẩu cao,….giúp quá trình đào tạo được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Hỗ trợ trung tâm thiết kế các khóa học với nhiều hình thức khác nhau như: Qua video, qua zoom,…..Để tăng thêm sự sinh động cho bài giảng.
- Tích hợp các công cụ hỗ trợ quảng bá và tiếp thị khóa học giúp mở rộng phạm vi tiếp cận trên toàn quốc.
=> Với những đặc điểm nổi bật trên, CLMS chắc hẳn là phần mềm phù hợp với các trung tâm ngoại ngữ trong việc trong việc quản lý và cải thiện quá trình đào tạo giáo dục.
Trên đây là tất tần tật nội dung giúp bạn trả lời cho câu hỏi: “Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?” Mong rằng sau bài viết này, bạn sẽ có đủ cơ sở để cân nhắc và lựa chọn ra đơn vị cung cấp phần mềm quản lý phù hợp cho trung tâm của mình. Chúc bạn thành công!
