Quy trình số hóa tài liệu cho doanh nghiệp

Khi bước vào việc thiết lập quy trình số hóa tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 3 thành phần chính bao gồm: Phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tuy nhiên, theo từng mục đích, các doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa tài liệu khác nhau. Đưới đây là 5 bước chính theo quy trình chung trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp thông thường.

1. Thu thập tài liệu

Để bắt đầu hoạt động đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung, thu thập tài liệu dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Có thể là tài liệu training cho nhân viên, quy định công ty, truyền thông nội bộ,…

2. Chuẩn bị tài liệu

Doanh nghiệp có thể xây dựng nội dung mới hoàn toàn trên hệ thống hoặc có thể số hóa từ các tài liệu đã có trước đó. Đối với những nội dung truyền thống cần được số hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị chỉn chu các tài liệu, phân loại và sắp xếp hợp lý.

3. Thiết lập hệ thống

Sau khi có nội dung, thông tin và tài liệu. Doanh nghiệp bắt đầu tiến hành thiết lập hệ thống theo các tiêu chuẩn được định sẵn. Đồng bộ hóa các nội dung và hình thức như mong muốn.

4. Kiểm tra tài liệu

Ở bước thứ 4, doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại tài liệu sau khi được số hóa đã khớp với mục đích hay mong muốn. Kiểm định chất lượng đầu ra của tài liệu

5. Nghiệm thu

Các tài liệu nên số hóa trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp

Viêc lựa chọn các tài liệu cần số hóa phụ thuộc vào nhu cầu và định hướng của từng doanh nghiệp. Không có giới hạn nào cho việc số hóa tài liệu đào tạo. Nếu doanh nghiệp có xu hướng số hóa tất cả các dữ liệu sẵn có và xây dựng thêm nền các tài liệu đào tạo mới, công ty có thể ưu tiên các loại tài liệu như:

Các văn bản hướng dẫn, thông báo thông tin nội bộ
Kế hoạch của các bộ phận, phòng, ban, tổng công ty
Nội dung thực thi, vận hành
Hoạt động truyền thông, văn hóa doanh nghiệp
Mẫu báo cáo

…

Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần cân nhắc những gì “quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này giúp phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những tài liệu, thông tin không còn giá trị.

______________________________________

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN & CÔNG NGHỆ HOÀNG VŨ

📞 HOTLINE : 0886658257 – 0886033487

📩 EMAIL : [email protected]

🌍 WEBSITE https://hvg.edu.vn/

🏠 Tầng 6, Số 33 Trung Kính, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà Nội