Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi số hóa tài liệu đào tạo

Phương pháp số hoá tài liệu với thế mạnh tối ưu thời gian, chi phí nhưng vẫn tạo ra những bài giảng chất lượng và thu hút người đọc đang dần trở thành xu hướng trong đào tạo trực tuyến E-learning. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều khó khăn trong quá trình số hoá gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp. Trong bài viết này HVE sẽ đề cập tới những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp.

Chi phí đầu tư ban đầu lớn.

Phương pháp số hoá tài liệu hiểu nôm na là chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu số mà các thiết bị có thể đọc hiểu được. Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần có những thiết bị công nghệ, cơ sở vật chất kỹ thuật đạt chuẩn. Việc thiếu hụt nguồn nhân lực có chuyên môn cũng là một vấn đề phổ biến ở các doanh nghiệp. Dù có đủ trang thiết bị, doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch đào tạo nhân sự vị trí quản lý, kỹ thuật,… Với hai yếu tố thiết bị và con người, để muốn thực hiện số hoá tài liệu doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản đầu tư không hề nhỏ để đem lại kết quả.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, thường lựa chọn phương pháp tự thực hiện số hoá bởi ít nội dung, kiến thức và có quy trình đơn giản. Phương án sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ số hoá bài giảng chuyên nghiệp sẽ tối ưu cho mọi doanh nghiệp, quy trình cần được chuẩn hoá, đáp ứng được nhu cầu số hoá với nhiều nội dung đào tạo.

Nguy cơ về bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp.

Sau khi dữ liệu được số hoá trường hợp bị sao chép và đánh cắp hoàn toàn có thể xảy ra. Đối với các chuyên gia IT điều này sẽ được khắc phục một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, với một nhân viên không có đủ chuyên môn kỹ thuật thì lại không hề đơn giản.

Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu 3 cấp : cấp mạng, cấp quản lý người dùng và cấp cơ sở dữ liệu. Người phụ trách quản lý tối cao cần nắm bắt và kiểm soát trước khi xảy ra sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn, sẽ không tránh khỏi trường hợp nhân viên vì mục đích cá nhân hoặc do sơ sót.

Yêu cầu đào tạo đồng bộ.

Sau khi tài liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hoá, mỗi người sẽ có cách tiếp cận khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải đào tạo đồng bộ, thống nhất trên toàn bộ hệ thống để thông tin, tài liệu số được sử dụng một cách trọng tâm, đúng phương pháp và đúng mục đích, hạn chế những vấn đề ảnh hưởng tới việc lưu trữ tài liệu.

Hệ thống bảo mật tài liệu chưa hoàn thiện.

Đối với các tài liệu số hóa chứa thông tin nội bộ, dữ liệu chỉ cho phép lưu hành trong nội bộ, những thông tin độc quyền của doanh nghiệp rất dễ bị tấn công bởi những kẻ đánh cắp dữ liệu, hacker khi xuất hiện lỗ hổng công nghệ. Nên việc bảo mật những thông tin này là hết sức quan trọng.

Những rủi ro về bảo mật đến từ việc thực hiện số hóa không chuyên nghiệp do năng lực, chuyên môn còn hạn chế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ số hóa không cam kết mức độ bảo mật dữ liệu. Vấn đề này chỉ được khắc phục bằng cách tăng cường hệ thống bảo mật dữ liệu hoặc yêu cầu bên thứ ba cam kết không để lộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp ra bên ngoài.

Việc số hóa tài liệu của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nguyên nhân có thể xuất phát từ chính hệ thống phần mềm lưu trữ cũng như quản lý tài liệu đào tạo chưa được thiết kế một cách phù hợp khiến công tác đào tạo nội bộ của công ty không đạt được hiệu quả như mong muốn, gây lãng phí thời gian, chi phí nguồn lực không cần thiết. Do đó doanh nghiệp cần một nhà cung cấp có khả năng số hóa chuyên nghiệp để tối ưu hóa chi phí và chất lượng nội dung được số hóa. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, HVE tự tin có thể đáp ứng mội nhu cầu của doanh nghiệp. Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________________________________

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN & CÔNG NGHỆ HOÀNG VŨ

HOTLINE : 0886658257 – 0886033487