Áp dụng công nghệ số hóa trong việc lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp giải phóng được một lượng không nhỏ nguồn lực của mình về chi phí in ấn, lưu trữ cũng như rủi ro thất thoát, bảo mật tài liệu. Chỉ với 5 bước sau, quy trình số hóa tài liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bước 1: Thu thập tài liệu cần số hóa
Trên thực tế, không một doanh nghiệp nào thực hiện việc số hóa kho tài liệu trong một lần vì khối lượng tài liệu luôn dao động trong khoảng vừa đến rất lớn, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động. Việc số hóa lượng lớn trong cùng một lần sẽ khiến tài liệu được số hóa không chuẩn chỉnh, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ. Ngoài ra, tiêu chuẩn để số hóa cũng tùy thuộc vào mục tiêu của từng chủ sở hữu mà các dịch vụ scan sẽ thay đổi theo.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Gồm 2 việc sau:
- Lấy tài liệu khỏi bìa cứng, trải phẳng.
- Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng cần phục chế để phù hợp với các kỹ thuật scan khác nhau. Ví dụ, kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, bookscan đối với tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file và điều chỉnh định dạng phù hợp, đóng và ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu dữ liệu (Metadata – cung cấp thông tin cho phép người quản lý và dùng tin hiểu rõ hơn về bản chất của dữ liệu mà họ đang có hoặc những thông tin khác liên quan như kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau).
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hóa. Danh mục tài liệu được lập và gắn vào tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata, tài liệu cũng được đặt định dạng theo lựa chọn định trước.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Tài liệu trước khi chính thức được hoàn thành số hóa cần được kiểm tra kỹ về chất lượng để đảm bảo không tồn tại những lỗi kỹ thuật không đúng theo yêu cầu và vi phạm quy chuẩn số hóa.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ sau khi số hóa
Sau khi hoàn tất quá trình số hóa, tài liệu gốc sẽ được bàn giao lại cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Mặt khác, toàn bộ tài liệu sau khi được số hóa cũng phải được kết xuất và lưu trữ trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.
_______________________________
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN & CÔNG NGHỆ HOÀNG VŨ
📞 HOTLINE : 0886658257 – 0886033487
📩 EMAIL : [email protected]
🌍 WEBSITE https://hvg.edu.vn/
🏠 Tầng 6, Số 33 Trung Kính, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà Nội
